Best practices : dans quel cas utiliser un record type Salesforce?

Jeu 21 janvier 2021

Cet article a pour objectif de clarifier l’usage des Record types Salesforce (Types d’enregistrements) dans le design et l’usage de votre CRM Salesforce et de partager avec vous les bonnes pratiques.

Salesforce record type
Salesforce Record Type

DĂ©finition d’un type d’enregistrement (Record type) Salesforce :

Dans la configuration de votre Org Salesforce, les types d’enregistrements vous offrent la possibilitĂ© de proposer aux utilisateurs diffĂ©rentes valeurs de prĂ©sentations de page et des valeurs de listes de sĂ©lection (picklist field) pour leurs diffĂ©rents scĂ©narios commerciaux, en fonction de leurs profils.

Chaque objet Salesforce (standard ou personnalisĂ©) dispose d’un type d’enregistrement principal par dĂ©faut, auquel vous pouvez crĂ©er de nouveaux record types en fonction du cas d’usage de vos utilisateurs.

Exemple : vous pouvez crĂ©er un record type sur l’objet Opportunity pour les nouvelles affaires (New Business) et ce record type affichera un page layout spĂ©cifique au New business avec des champs spĂ©cifiques et des valeurs spĂ©cifiques au champ picklist « Stage Â» au niveau du process de vente.

Comment crĂ©er un Record type (Type d’enregistrement) Salesforce :

Vous pouvez crĂ©er un type d’enregistrement en quelques clics :

  • CrĂ©ez une PrĂ©sentation de page (Page Layout) spĂ©cifique regroupant les champs dont les listes de selection (Picklists) que les utilisateurs visualiseront sur le type d’enregistrement (record type) associĂ© Ă  leur profil utilisateur
  • Assurez vous que les valeurs de listes de sĂ©lections (champs Picklist) sont complĂštes.


Conseil : prenez l’habitude de crĂ©er les valeurs de picklists en anglais puis traduisez les dans la langue de vos utilisateurs, en cas de dĂ©veloppement de votre entreprise Ă  l’international avec des filiales, cela facilitera le dĂ©ploiement de votre CRM en langue anglaise et vous fera gagner un temps prĂ©cieux en Ă©vitant des reprises de donnĂ©es.

  • CrĂ©ez votre type d’enregistrement (record type) en renseignant son : nom, description explicite.
  • Activez votre record type sur les profils utilisateurs concernĂ©s en sĂ©lectionnant la prĂ©sentation de page (Page layout) associĂ©e.
  • Depuis la page de votre Type d’enregistrement, vous avez la possibilitĂ© d’éditer les champs picklist disponibles sur ce record type et d’afficher uniquement les valeurs de champs picklist.

Type d’enregistrement (record type) Salesforce associĂ© Ă  des processus mĂ©tier spĂ©cifiques :

Par dĂ©faut dans les objets standards Salesforce (Lead, Case, Opportunity) vous disposez d’un champ picklist spĂ©cifique pour suivre le cycle de vie de ces enregistrements :

  • Lead status pour l’objet lead
  • Status pour l’objet Case
  • Stage pour l’objet Opportunity

Vous avez la possibilitĂ© d’ajouter de nouvelles valeurs Ă  ces champs de type Picklist pour reflĂ©ter le processus business associĂ© et les afficher uniquement dans les record type concernĂ©s.

Cas d’usage :

  • Processus de lead spĂ©cifique aux Ă©quipes sĂ©dentaires faisant des appels sortants
  • Processus d’opportunitĂ© spĂ©cifique associĂ© au renouvellement de contrats de service

Dans quels cas la crĂ©ation d’un record type Salesforce ne fait pas sens pour vos utilisateurs ?

  • Si l’utilisateur qui crĂ©e l’enregistrement n’a pas une comprĂ©hension claire du record type. Cela nĂ©cessitera de votre part lors du design et de bien nommer votre record type avec une description comprĂ©hensible par tous vos utilisateurs.

Ex : Sur l’objet Opportunity vous pouvez crĂ©er le record type New Business ou Renewal.

  • Lorsque vous crĂ©ez des record type uniquement pour afficher des Pages layouts Ă  diffĂ©rents type d’utilisateurs. Il convient plutĂŽt d’associer les Pages Layouts aux diffĂ©rents profiles d’utilisateurs.
  • Si un record type est mis en place comme un champ « Type Â», autrement dit cela aurait pu ĂȘtre conçu en tant que champ dans le page layout de l’objet afin de rĂ©duire le nombre de clics des utilisateurs lors de la crĂ©ation d’un enregistrement.

Questions fréquentes au sujet des record type Salesforce  :

Quel record type est associĂ© aux enregistrements crĂ©Ă©s depuis un formulaire Web-to-Lead ?

Les pistes (leads) issus de formulaires Web-to-Lead sont associĂ©es au type d’enregistrement par dĂ©faut de l’objet Lead et au propriĂ©taire des Leads par dĂ©faut (cf. Setup | Lead setting).

Quel record type est associĂ© aux enregistrements crĂ©Ă©s depuis un formulaire Web-to-Case ?

Les requĂȘtes (cases) issues d’un formulaire web-to-case sont associĂ©es au type d’enregistrement par dĂ©faut de l’objet Case et au propriĂ©taire des cases par dĂ©faut (cf. Setup | Support setting).

Que se passe-t-il quand un administrateur Salesforce ajoute de nouvelles valeurs Ă  une liste de sĂ©lection (Picklist) d’un objet (Standard ou PersonnalisĂ©) avec diffĂ©rents types d’enregistrements?

L’administrateur Salesforce doit prendre le soin de sĂ©lectionner le(s) type(s) d’enregistrement(s) qui doit/doivent inclure la nouvelle valeur et vĂ©rifier la disponibilitĂ©s des valeurs de picklist depuis le type d’enregistrement concernĂ© en cas de non affichage des valeurs du champ picklist.

Comment peut on identifier le type d’enregistrement associĂ© Ă  un enregistrement ?

Vous avez la possibilitĂ© d’afficher dans la prĂ©sentation de page (Page Layout) le champ record type de l’objet associĂ©.

Suite Ă  une mise en production, certains utilisateurs ne voient plus certaines valeurs de champs de type picklist (listes dĂ©roulantes) ?

A ce stade, il convient de vĂ©rifier :

  • les utilisateurs impactĂ©s, leurs profils, et la langue paramĂ©trĂ©e sur leur utilisateur
  • que les valeurs sont toujours prĂ©sentes dans les champs picklist en question
  • que les traductions sont correctes en fonction des diffĂ©rentes langues de vos utilisateurs
  • depuis le record type si le champ picklist dispose de toutes les valeurs et que le record type est bien associĂ© au profil concernĂ©.

Si vous souhaitez aller plus loin, voici un article qui pourra vous ĂȘtre utile.

Pour en savoir plus sur nos services et notre Centre d’Excellence Salesforce basĂ© Ă  Paris, vous pouvez nous contacter.

A bientĂŽt !

Karim BAHAJI