Cet article a pour objectif de clarifier lâusage des Record types Salesforce (Types dâenregistrements) dans le design et lâusage de votre CRM Salesforce et de partager avec vous les bonnes pratiques.

DĂ©finition dâun type dâenregistrement (Record type) Salesforce :
Dans la configuration de votre Org Salesforce, les types d’enregistrements vous offrent la possibilitĂ© de proposer aux utilisateurs diffĂ©rentes valeurs de prĂ©sentations de page et des valeurs de listes de sĂ©lection (picklist field) pour leurs diffĂ©rents scĂ©narios commerciaux, en fonction de leurs profils.
Chaque objet Salesforce (standard ou personnalisĂ©) dispose d’un type d’enregistrement principal par dĂ©faut, auquel vous pouvez crĂ©er de nouveaux record types en fonction du cas dâusage de vos utilisateurs.
Exemple : vous pouvez crĂ©er un record type sur lâobjet Opportunity pour les nouvelles affaires (New Business) et ce record type affichera un page layout spĂ©cifique au New business avec des champs spĂ©cifiques et des valeurs spĂ©cifiques au champ picklist « Stage » au niveau du process de vente.
Comment crĂ©er un Record type (Type dâenregistrement) Salesforce :
Vous pouvez crĂ©er un type dâenregistrement en quelques clics :
- CrĂ©ez une PrĂ©sentation de page (Page Layout) spĂ©cifique regroupant les champs dont les listes de selection (Picklists) que les utilisateurs visualiseront sur le type dâenregistrement (record type) associĂ© Ă leur profil utilisateur
- Assurez vous que les valeurs de listes de sélections (champs Picklist) sont complÚtes.
Conseil : prenez lâhabitude de crĂ©er les valeurs de picklists en anglais puis traduisez les dans la langue de vos utilisateurs, en cas de dĂ©veloppement de votre entreprise Ă lâinternational avec des filiales, cela facilitera le dĂ©ploiement de votre CRM en langue anglaise et vous fera gagner un temps prĂ©cieux en Ă©vitant des reprises de donnĂ©es.
- CrĂ©ez votre type dâenregistrement (record type) en renseignant son : nom, description explicite.
- Activez votre record type sur les profils utilisateurs concernés en sélectionnant la présentation de page (Page layout) associée.
- Depuis la page de votre Type dâenregistrement, vous avez la possibilitĂ© dâĂ©diter les champs picklist disponibles sur ce record type et dâafficher uniquement les valeurs de champs picklist.
Type dâenregistrement (record type) Salesforce associĂ© Ă des processus mĂ©tier spĂ©cifiques :
Par dĂ©faut dans les objets standards Salesforce (Lead, Case, Opportunity) vous disposez dâun champ picklist spĂ©cifique pour suivre le cycle de vie de ces enregistrements :
- Lead status pour lâobjet lead
- Status pour lâobjet Case
- Stage pour lâobjet Opportunity
Vous avez la possibilitĂ© dâajouter de nouvelles valeurs Ă ces champs de type Picklist pour reflĂ©ter le processus business associĂ© et les afficher uniquement dans les record type concernĂ©s.
Cas dâusage :
- Processus de lead spécifique aux équipes sédentaires faisant des appels sortants
- Processus dâopportunitĂ© spĂ©cifique associĂ© au renouvellement de contrats de service
Dans quels cas la crĂ©ation dâun record type Salesforce ne fait pas sens pour vos utilisateurs ?
- Si lâutilisateur qui crĂ©e lâenregistrement nâa pas une comprĂ©hension claire du record type. Cela nĂ©cessitera de votre part lors du design et de bien nommer votre record type avec une description comprĂ©hensible par tous vos utilisateurs.
Ex : Sur lâobjet Opportunity vous pouvez crĂ©er le record type New Business ou Renewal.
- Lorsque vous crĂ©ez des record type uniquement pour afficher des Pages layouts Ă diffĂ©rents type dâutilisateurs. Il convient plutĂŽt dâassocier les Pages Layouts aux diffĂ©rents profiles dâutilisateurs.
- Si un record type est mis en place comme un champ « Type », autrement dit cela aurait pu ĂȘtre conçu en tant que champ dans le page layout de lâobjet afin de rĂ©duire le nombre de clics des utilisateurs lors de la crĂ©ation dâun enregistrement.
Questions fréquentes au sujet des record type Salesforce :
Quel record type est associé aux enregistrements créés depuis un formulaire Web-to-Lead ?
Les pistes (leads) issus de formulaires Web-to-Lead sont associĂ©es au type d’enregistrement par dĂ©faut de lâobjet Lead et au propriĂ©taire des Leads par dĂ©faut (cf. Setup | Lead setting).
Quel record type est associé aux enregistrements créés depuis un formulaire Web-to-Case ?
Les requĂȘtes (cases) issues dâun formulaire web-to-case sont associĂ©es au type d’enregistrement par dĂ©faut de lâobjet Case et au propriĂ©taire des cases par dĂ©faut (cf. Setup | Support setting).
Que se passe-t-il quand un administrateur Salesforce ajoute de nouvelles valeurs Ă une liste de sĂ©lection (Picklist) dâun objet (Standard ou PersonnalisĂ©) avec diffĂ©rents types d’enregistrements?
L’administrateur Salesforce doit prendre le soin de sĂ©lectionner le(s) type(s) d’enregistrement(s) qui doit/doivent inclure la nouvelle valeur et vĂ©rifier la disponibilitĂ©s des valeurs de picklist depuis le type dâenregistrement concernĂ© en cas de non affichage des valeurs du champ picklist.
Comment peut on identifier le type d’enregistrement associĂ© Ă un enregistrement ?
Vous avez la possibilitĂ© dâafficher dans la prĂ©sentation de page (Page Layout) le champ record type de lâobjet associĂ©.
Suite à une mise en production, certains utilisateurs ne voient plus certaines valeurs de champs de type picklist (listes déroulantes) ?
A ce stade, il convient de vérifier :
- les utilisateurs impactés, leurs profils, et la langue paramétrée sur leur utilisateur
- que les valeurs sont toujours présentes dans les champs picklist en question
- que les traductions sont correctes en fonction des différentes langues de vos utilisateurs
- depuis le record type si le champ picklist dispose de toutes les valeurs et que le record type est bien associé au profil concerné.
Si vous souhaitez aller plus loin, voici un article qui pourra vous ĂȘtre utile.
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A bientĂŽt !
Karim BAHAJI