Best practices : dans quel cas utiliser un record type Salesforce?

Cet article a pour objectif de clarifier l’usage des Record types Salesforce (Types d’enregistrements) dans le design et l’usage de votre CRM Salesforce et de partager avec vous les bonnes pratiques.

Définition d’un type d’enregistrement (Record type) Salesforce :

Dans la configuration de votre Org Salesforce, les types d’enregistrements vous offrent la possibilité de proposer aux utilisateurs différentes valeurs de présentations de page et des valeurs de listes de sélection (picklist field) pour leurs différents scénarios commerciaux, en fonction de leurs profils.

Chaque objet Salesforce (standard ou personnalisé) dispose d’un type d’enregistrement principal par défaut, auquel vous pouvez créer de nouveaux record types en fonction du cas d’usage de vos utilisateurs.

Exemple : vous pouvez créer un record type sur l’objet Opportunity pour les nouvelles affaires (New Business) et ce record type affichera un page layout spécifique au New business avec des champs spécifiques et des valeurs spécifiques au champ picklist « Stage » au niveau du process de vente.

Comment créer un Record type (Type d’enregistrement) Salesforce :

Vous pouvez créer un type d’enregistrement en quelques clics :

• Créez une Présentation de page (Page Layout) spécifique regroupant les champs dont les listes de selection (Picklists) que les utilisateurs visualiseront sur le type d’enregistrement (record type) associé à leur profil utilisateur
• Assurez vous que les valeurs de listes de sélections (champs Picklist) sont complètes.

Conseil : prenez l’habitude de créer les valeurs de picklists en anglais puis traduisez les dans la langue de vos utilisateurs, en cas de développement de votre entreprise à l’international avec des filiales, cela facilitera le déploiement de votre CRM en langue anglaise et vous fera gagner un temps précieux en évitant des reprises de données.

• Créez votre type d’enregistrement (record type) en renseignant son : nom, description explicite.
• Activez votre record type sur les profils utilisateurs concernés en sélectionnant la présentation de page (Page layout) associée.
• Depuis la page de votre Type d’enregistrement, vous avez la possibilité d’éditer les champs picklist disponibles sur ce record type et d’afficher uniquement les valeurs de champs picklist.

Type d’enregistrement (record type) Salesforce associé à des processus métier spécifiques :

Par défaut dans les objets standards Salesforce (Lead, Case, Opportunity) vous disposez d’un champ picklist spécifique pour suivre le cycle de vie de ces enregistrements :

• Lead status pour l’objet lead
• Status pour l’objet Case
• Stage pour l’objet Opportunity

Vous avez la possibilité d’ajouter de nouvelles valeurs à ces champs de type Picklist pour refléter le processus business associé et les afficher uniquement dans les record type concernés.

Cas d’usage :

• Processus de lead spécifique aux équipes sédentaires faisant des appels sortants
• Processus d’opportunité spécifique associé au renouvellement de contrats de service

Dans quels cas la création d’un record type Salesforce ne fait pas sens pour vos utilisateurs ?

• Si l’utilisateur qui crée l’enregistrement n’a pas une compréhension claire du record type. Cela nécessitera de votre part lors du design et de bien nommer votre record type avec une description compréhensible par tous vos utilisateurs.

Ex : Sur l’objet Opportunity vous pouvez créer le record type New Business ou Renewal.

• Lorsque vous créez des record type uniquement pour afficher des Pages layouts à différents type d’utilisateurs. Il convient plutôt d’associer les Pages Layouts aux différents profiles d’utilisateurs.
• Si un record type est mis en place comme un champ « Type », autrement dit cela aurait pu être conçu en tant que champ dans le page layout de l’objet afin de réduire le nombre de clics des utilisateurs lors de la création d’un enregistrement.

Questions fréquentes au sujet des record type Salesforce  :

Les pistes (leads) issus de formulaires Web-to-Lead sont associées au type d’enregistrement par défaut de l’objet Lead et au propriétaire des Leads par défaut (cf. Setup | Lead setting).

Les requêtes (cases) issues d’un formulaire web-to-case sont associées au type d’enregistrement par défaut de l’objet Case et au propriétaire des cases par défaut (cf. Setup | Support setting).

L’administrateur Salesforce doit prendre le soin de sélectionner le(s) type(s) d’enregistrement(s) qui doit/doivent inclure la nouvelle valeur et vérifier la disponibilités des valeurs de picklist depuis le type d’enregistrement concerné en cas de non affichage des valeurs du champ picklist.

Vous avez la possibilité d’afficher dans la présentation de page (Page Layout) le champ record type de l’objet associé.

A ce stade, il convient de vérifier :

• les utilisateurs impactés, leurs profils, et la langue paramétrée sur leur utilisateur
• que les valeurs sont toujours présentes dans les champs picklist en question
• que les traductions sont correctes en fonction des différentes langues de vos utilisateurs
• depuis le record type si le champ picklist dispose de toutes les valeurs et que le record type est bien associé au profil concerné.

Si vous souhaitez aller plus loin, voici un article qui pourra vous être utile.

Pour en savoir plus sur nos services et notre Centre d’Excellence Salesforce basé à Paris, vous pouvez nous contacter.

A bientôt !

Karim BAHAJI