Comment automatiser la capture des e-mails échangés avec un Lead ou Contact ?

Mar 18 mai 2021
inbox salesforce integration

Dans ce nouvel article, nous vous livrons un Quick Win que vous pouvez implémenter rapidement dans votre CRM Salesforce dans le cas où vous n’avez pas la possibilité d’installer un connecteur avec votre Messagerie Pro de type Google ou Outlook où que la politique IT de votre entreprise ne souhaite pas la mise en place d’un connecteur entre votre serveur de Messagerie et le CRM.

Synchroniser messageries Pro avec votre CRM Salesforce


En effet, les échanges par e-mail avec un lead ou un contact font partie intégrante des activités qu’un commercial fait au quotidien, et il serait dommage de ne pas pouvoir automatiser leur consignation dans Salesforce afin de refléter la réalité des activités de la force de vente.

Principaux avantages de la fonctionnalité My Email to Salesforce


✔️ Emails échangés avec un lead/contact sont consignés + pièces jointes sont associés en tant qu’activité sur vos enregistrements les plus actifs (Lead/Contact/Opportunité)
✔️ Utile pour la traçabilité des envois de devis ou documents importants si le commercial est absent par exemple
✔️ Améliore le reporting commercial car cela fait partie des activités commerciales, et réduit les tâches manuelles de copier/coller des commerciaux.

Voici un bref aperçu de la configuration de cette fonctionnalité :

Accédez aux paramètres de votre utilisateur Salesforce
Depuis la colonne de gauche accédez depuis le moteur de recherche à My Email to Salesforce : copiez votre adresse e-mail personnelle exotique
Cochez les objets sur lesquels les emails seront consignés en tant qu’activité et sauvegardez

A présent vous disposez d’une adresse email spécifique et personnelle que vous pouvez ajouter en CCI à chaque échange d’email avec un destinataire existant en tant que Lead ou Contact dans Salesforce.

💡 Astuce : créez un nouveau contact depuis votre Outlook ou G suite que vous nommerez « My Email to Salesforce » avec comme adresse email associée votre email exotique que vous pouvez ajouter au besoin en CCI.

Vous pourrez retrouver l’historique de votre Email consigné en tant que tâche dans Salesforce.

Naturellement, vous avez la possibilité de paramétrer un connecteur natif Outlook ou Gmail avec votre Org Salesforce afin d’aller plus loin et de synchroniser vos emails, agenda (évènements Salesforce), tâches…

Intégration de plusieurs type de serveurs de messageries à Salesforce

Pour les entreprises ayant une organisation plus complexe avec des serveurs de messagerie non homogènes/centralisés (G Suite, MS Outlook, Office 365…) dues une croissance organique (rachat d’entreprises) il existe des applications tierces que vous pouvez implémenter : RIVA, Yoxel…

A vous de définir à présent les use case de vos utilisateurs afin de leur faciliter les tâches quotidiennes et optimiser leur productivité afin de leur dégager plus de temps pour la prospection.

De notre côté, chez Easyfront Consulting, nous pouvons vous accompagner dans la définition de vos cas d’usage et l’implémentation de la solution la plus adéquate afin d’en assurer la bonne adoption par vos utilisateurs.

N’hésitez pas à contacter nos experts ici .

A bientôt,

Karim BAHAJI.